oCon la elaboración de este informe pudimos
identificar los aspectos que se deben tener en cuenta al momento de la implementación
de un plan logístico para lograr cumplir con los objetivos de la compañía; a
partir de estos aspectos, la empresa podrá tener presente los factores claves
que contribuirán al crecimiento y al mejoramiento de cada área con el fin de
reducir los costos a corto o mediano plazo, ya que cada vez que realizan una
operación, se van convirtiendo en expertos y podrán identificar los errores o
los posibles novedades que se puedan presentar durante la entrega del producto
al cliente.
oA partir de la identificación de los
diferentes procesos que deben implementar en la compañía, se puede evidenciar
que se hace necesario realizar inversión de capital y talento humano para
llevar a cabo las diferentes actividades, con esto no solo la empresa ganará
más prestigio por tener un proceso logístico muy bien definido sino también
recibirá utilidades por la buena gestión y control de todo su proceso
productivo al no tener re-procesos en sus operaciones.
oAdemás de su actividad comercial, la
empresa se comprometerá con la contribución para la reducción del impacto
ambiental; es decir, no solo mejorará su logística para sus clientes, sino
también velará por el bienestar de los mismos.
Diseñar un informe para la gestión logística de la empresa Dulce del Día
en los subprocesos de aprovisionamiento, almacenamiento y distribución
Objetivos Específicos
Relacionar
los datos básicos de la empresa Dulce del Día
Describir
el sistema logístico en los subprocesos de aprovisionamiento,
almacenamiento y distribución detallada, indicando su planificación,
organización y ejecución.
Relacionar
el Recurso Humano necesario para implementar el sistema logístico en DULCE
DEL DÍA.
El siguiente
informe describe la situación de la empresa "DULCE DEL DÍA", a partir
del análisis de la estructura actual y su funcionamiento, conociendo así los
factores problema y a partir de ello diseñar un sistema de gestión logística
comercial.
Asimismo se analiza un escenario
problema para poder reflexionar de manera real acerca de los fundamentos de la
logística de una manera práctica, haciendo que el aprendizaje sea más eficaz y
óptimo.
Los datos serán obtenidos mediante el
análisis de producción y estructura de la empresa, con el objetivo de mostrar
la recuperación, objeto de la investigación a través de un diseño de campo de
estudio de casos. La actividad consiste en la selección de datos de la empresa,
un análisis estratégico, selección de datos para la formulación de una solución
en la logística de la empresa para llegar al objetivo de la misma y una
conclusión.
Así mismo esto ayudara al estudiantes a tener
mejores herramientas de desarrollo logístico en su trabajo y le ayudara no solo
a realizar aportes significativos en la empresa que trabaje; sino también puede
usar estos conocimientos para la creación o mantenimiento de su propia empresa,
construyendo empresarios emprendedores y capaces de sortear los problemas que
sobrevengan en el futuro.
Básicamente se desconoce el proceso de aprovisionamiento
que maneja la empresa El Dulce del Día, es decir, de qué manera identifican las
necesidades de cada departamento para su funcionamiento, cómo hacen la
selección de las fuentes de
aprovisionamiento (Proveedores), cómo es el proceso de gestión de compra, de
qué manera manejan la gestión de stocks (Tipo y sistema de inventario) y de qué
manera evalúan y controlan el cumplimiento de objetivos del proceso de
aprovisionamiento
Se puede observar que la empresa
Dulce del Día, desea mejorar sus procesos ya que tiene dificultades en cuestión
de aprovisionamiento, en este caso de productos comestibles y teniendo en
cuenta que desea expandirse de una manera ágil y óptima.
Por ende el objetivo de planear un sistema de
aprovisionamiento para esta empresa es implementar un sistema que sea capaz de
abastecerla con los materiales precisos. Para que esto sea posible es necesario
identificar los subprocesos que pertenecen al eslabón de aprovisionamiento,
planteando los objetivos de cada uno, junto con las metas a alcanzar, las
tareas necesarias para llevar a cabo cada uno, los recursos que se necesitan
para su implementación, las limitaciones existentes, la estrategia que se
llevará a cabo para cumplir las metas y finalmente el tiempo que tardará cada
subproceso para realizarse junto con el responsable.
Debemos recordar que una de las metas claras que debe
tener la empresa es satisfacer las necesidades del cliente a cabalidad, de
manera eficiente, cumpliendo con estándares de calidad en cada uno de sus
procesos, con el fin de mantener y atraer más clientes y de esta manera lograr
los objetivos propuestos. Por eso es necesario enfocarse en cada subproceso de
este eslabón, ya que al implementar este sistema se generaría un mayor volumen
de ventas y por ende un crecimiento de la empresa en tiempo record al afianzar
a sus clientes.
ØObjetivo: Suministrar
a los departamentos de la empresa los materiales necesarios para sus
actividades y logro de objetivos. Lo que se busca con este objetivo es lograr que el
producto (panela) esté disponible cuando se necesite, en el lugar preciso, con
la calidad adecuada, en la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, al menor
coste posible
ØMeta: Mantener
un control estricto en el manejo del inventario y del almacenamiento de los
bienes adquiridos por la empresa, para lograr una mejor gestión en la producción
y manejar de manera eficiente el flujo de inventario.
ØTarea:
üProporcionar
un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para
el funcionamiento de la empresa al precio más bajo posible
üMantener
las inversiones y reducir las pérdidas de existencias
üBuscar,
mantener y gestionar proveedores idóneos
üMantener
la posición competitiva de la empresa en el mercado
ØRecursos:
üDefinición
del presupuesto
üNecesidad
de productos para el desarrollo de la función de producción, tanto en cantidad
como en calidad y frecuencia de uso
üActualización
de los registros de información y contabilidad
üPetición
de personas que desarrollen los puestos de trabajo necesarios
üConocimiento
de los sistemas de almacenaje y transporte
üInformación
para la gestión de stocks
üInformación
sobre la necesidad de productos para la venta
ØLimitaciones: No
existe conocimientode:
üFuentes
de información sobre proveedores
üCriterios
de selección de proveedores
üFormas
de pago
üDesconocimiento
de la cantidad de materia prima necesaria para la producción
üPeriodicidad
con que se realizan las compras
ØEstrategia: Establecer
un régimen que responda a las necesidades de aprovisionamiento respecto a:
¿Qué comprar?
Abastecimiento de productos y servicios para el normal funcionamiento de
la empresa
¿Cuándo comprar? Rentabilidad de la función de
aprovisionamiento y disposición de la cantidad de producto necesario en el
momento preciso
¿A quién
comprar? Garantía de calidad de productos y de entrega en tiempo y forma;
precio
¿Cómo comprar? Financiación de las compras
ØResponsable: En
este subproceso no sólo existe un responsable para la ejecución de las
diferentes actividades que se deben realizar, ya que cada uno se encarga de
funciones diferentes, necesarias para la implementación del plan. Por lo tanto
los responsables son: Dirección Comercial, Dirección de producción, Dirección
administrativa, Dirección de recursos humanos, Logística y Comercialización
ØTiempo: Fecha
de inicio: 20-10-2017 Fecha Final: 03-11-2017 Días:15
ØObjetivo: Asegurar
el suministro de materia prima, maquinas, materiales, insumos y demás
herramientas para que cada una de las áreas de la empresa logre realizar sus
actividades de manera eficaz y óptima.
ØMeta: Generar
una cultura de no desperdicio en los departamentos de la compañía, optimizando
de la mejor manera los recursos
ØTarea:
üDesarrollar
un proceso de compra teniendo en cuenta los aspectos más determinantes tales
como: los elementos personales, los tipos y las situaciones de compra
üDetectar
la necesidad que implica una compra y analizarla con el fin de determinar su
influencia en los objetivos de la empresa
üEl
departamento que precisa aprovisionarse debe hacer una descripción detallada de
las características del producto que necesita, centrándose en las
características técnicas del producto, la cantidad de producto necesario, la
calidad objetiva, los embalajes y etiquetado, etc
üEl
departamento de compras debe localizar las fuentes de aprovisionamiento
adecuadas para establecer relaciones comerciales que den lugar a contratos de
compra y aprovisionamiento, siguiendo el proceso de localización de fuentes de
suministro como lo es el establecimiento de criterios, identificación de
suministradores potenciales, petición de ofertas y la selección de proveedor
üAntes
de realizar la compra se debe de realizar un proceso de negociación entre la
empresa Dulce del Día y el proveedor seleccionado
üRealizar
el proceso de seguimiento y control de la compra
üCrear
una serie de formatos que permitan hacer la requisición de productos o
servicios al área de compras y otros que
permitan hacer los pedidos de una manera formal a los proveedores.
ØRecursos: Se
debe tener un sistema CRM (Gestión de Relaciones con los clientes) y de órdenes
de requerimiento para cada área de la empresa con el fin de saber qué, cuanto y
cuando necesitan los productos y servicios para su funcionamiento. Adicional
debemos tener presupuesto y estimativos para determinar en qué medida hacen los
gastos de los productos y cada cuanto hay que hacer una inversión financiera
para adquirir más.
ØLimitaciones: Mala
comunicación entre los departamentos de la empresa respecto a sus
requerimientos, no tienen el suficiente capital de trabajo, deficiencia en
variedad de proveedores en el mercado e inestabilidad en los precios de los
materiales
ØEstrategia: Reestructurar
el manejo que se le está dando a los recursos de la empresa para lograr una
mejora en la producción; concientizando a los diferentes departamentos de la importancia de manejar informes de
gestión que permitan saber cuándo hay que abastecerse y en qué proporciones,
para evitar faltantes y excesos, lo cual vuelve ineficaz el proceso y genera un
aumento en los costos logísticos, generando disminución en la utilidad de la empresa
ØResponsable: El
responsable de este proceso será el área de compras que se encargara de
analizar y cumplir con la estrategia de abastecimiento eficaz de la compañía.
ØTiempo: Fecha
de inicio: 19-10-2017 Fecha Final: 29-11-2017 Días:30
ØObjetivo: Identificar
los proveedores principales que actualmente tiene la empresa, con el fin de
evaluarlos y seleccionar aquellos que cuenten con las características idóneas
para suplir las necesidades de la empresa
ØMeta:
Realizar la contratación de los mejores proveedores de insumos, materias primas
y servicios que tengan características de cooperación para optimizar la cadena
de suministro de la compañía.
ØTarea:
üDebemos
investigar quienes son los proveedores haciendo un estudio de su trabajo con la
compañía , la calidad de sus productos, el tiempo de entrega, la calidad de
entrega, cumplimiento de la normatividad viegente y su capacidad instalada para
poder determinar si es lo que se está buscando para ser el proveedor principal
de la materia prima del producto
üHay
que hacer un estudio de proveedores evaluando cada uno de los aspectos que son
esenciales para poder determinar si es viable para la compañía dicho proveedor,
en esto nos ayuda a determinar los 3 principales proveedores de materias primas
para el producto
üHacer
un sistema de puntos en el cual podamos calificar la gestión realizada de cada
uno de los proveedores para garantizar que sea el mejor o que podemos suplirlo
por el siguiente en la lista de viabilidad
üControlar
el coste y beneficios de los productos y servicios, teniendo 3 opciones de
cotizaciones para elegir cada una de las compras
ØRecursos: La
aportación que pueden hacer los proveedores de la materia prima solicitada (campos
de producción de caña) y el manejo logístico e interacción de la empresa con el
proveedor.
ØLimitaciones: No
hay conocimiento de cuál es el mejor proveedor para la empresa o cuales son los
proveedores existentes en el mercado. Además que en este caso el material
principal para la elaboración del producto es muy delicado y tiene que
manejarse bajo ciertos parámetros para no tener pérdidas; además de ser
necesario una gran cantidad de producción del mismo.
ØEstrategia: Establecer
políticas de estándares de selección de proveedores que le permitan a la
empresa elegir a los más adecuados para el abastecimiento de sus materiales
para su correcto funcionamiento, teniendo en cuenta la calidad, el precio y el
tiempo de entrega
ØResponsable: El
responsable de este proceso será un área de compras que serán los analistas
encargados de cumplir con la estrategia de suministros de la compañía.
ØTiempo: Fecha
de inicio: 19-10-2017 Fecha Final: 29-11-2017 Días:30
ØObjetivo: Gestionar
de manera eficiente la circulación y almacenamiento de materias primas,
insumos, productos terminados y productos en proceso que necesite la compañía
para su funcionamiento.
ØMeta: Contar
con un área donde podamos almacenar lasmaterias
primas, insumos, productos terminados y productos en proceso para ser
utilizados en el momento que lo requiera la operación, garantizando la
operatividad sin retraso en tiempos de entrega a clientes o consecución
productos.
ØTarea:
üDefinir
ABC que permita determinar entrada, bodegaje y salida de los productos que nos
ayude a controlar la producción de la compañía en cada paso del sistema
productivo
üDebemos
hacer un inventario inicial de las productos fabricados, los insumos y material
en producción para saber con qué cuenta en este momento la compañía
üDeterminar
los diferentes espacios y características que deben tenerse el almacén de bodega para guardar los
diferentes stock que se pueden tener
üTener
un sistema que informe los tiempos de entrada, salida de cada productos y
faltantes que puedan haber en la bodega de stock.
ØRecursos:
üLogística
üFormatos
y CRM de inventarios
üPersonal
de bodega
üEstivas,
góndolas o los requerimientos necesarios para el guardar las mercancías
ØLimitaciones: Se
desconoce la forma en como la compañía maneja las zonas de almacén, ni como se
encuentra el sistema de stock en la actualidad o con qué recursos se cuenta.
ØEstrategia:
üCrear
un sistema eficiente de gestión de stock
üUbicar
las diferentes mercancías en los espacios adecuados para su bodegaje
üObtener
un CRM que permita hacer la gestión de inventarios y solicitudes a compras de
materias primas faltantes
üCrear
formatos del área de bodegaje
ØResponsable: El
responsable de este proceso será el área de bodegaje.
ØTiempo: Fecha
de inicio: 30-11-2017 Fecha Final: 31-12-2017 Días:31
En nuestra investigación notamos que
en la empresa El Dulce del día, no tienen definido el sistema de almacenaje, el
cual es indispensable para una operación efectiva.
Para poder implementar un sistema productivo de gestión
de almacenamiento dentro de la empresa, debemos tener presente la importancia
que este eslabón tiene dentro del proceso operativo, relacionando aspectos como
los objetivos, las metas, las tareas a seguir, los recursos, las limitaciones,
la estrategia, los tiempos establecidos y el responsable del cumplimento de los
mismos.
Objetivo
de la Gestión de Almacenamiento: Adquirir los equipos,
infraestructura y espacios necesarios para el proceso de recibo, movilización y
despacho de las mercancías.
ØObjetivo: Organizar
de manera eficiente y adecuada los recursos de la empresa, teniendo en cuenta
las características de los materiales optimizando los recursos de la empresa.
ØMeta:
Crear un sistema que permita almacenar la materia prima (caña de azúcar), el
producto en proceso y el producto terminado(la panela), de una manera
eficiente, con la mayor higiene, el mejor embalaje y al menor costo; con el fin
de garantizar un stock adecuado que permita satisfacer las necesidades y
requerimientos del departamento de producción, ventas y clientes
ØTarea:
üCrear
un presupuesto con la finalidad de adquirir los recursos necesarios para la
creación del sistema de almacenaje en cuanto a las instalaciones, el personal,
el equipo y las técnicas necesarias para la recepción, almacenamiento y embarque
de las materias primas, productos en proceso o productos terminados.
üCrear
un sistema que permita la entrada y salida de materias primas, producto en
proceso y producto terminado de la bodega hacia las diferentes partes de la
compañía o hacia sus clientes
üMedir
tiempos de almacenamiento de producto desde el momento que ingresa a la bodega
hasta su despacho.
üAcoplar
un espacio de la bodega para alistamiento de pedido por cliente.
üControlar
existencias, obtención y disponibilidad de recursos o materiales necesarios
para la producción del producto y el funcionamiento de la empresa.
üRealizar
el adecuado almacenamiento de los materiales de acuerdo a las condiciones de
sanidad de los mismos.
ØRecursos:
Los recursos que se utilizarán en la gestión de almacenamiento serán logísticos
y financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel
de cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de
ellos tiene para su implementación, los cuales corresponden a:
vInformación
por parte del área de compras y despachos para medir tiempos de permanencia
dentro de la bodega.
vPersonal
capacitado para alistar mercancía y despachar el vehículo en menor tiempo
(almacenamiento, embalaje, etc)
vEspacio
dentro de la bodega para llevar a cabo el proceso de almacenaje
vMateriales
para embalaje y almacenaje
vMaquinaria
y herramientas necesarias para embalar y almacenar
ØLimitaciones:
vUna
limitación directa en el almacenaje, es que el producto cuenta con unas
condiciones especiales dada su naturaleza, por lo tanto, no puede permanecer mucho tiempo en bodega ya
que podría sufrir deterioramiento.
vSe
desconoce el sistema de almacenamiento de la empresa.
vSe
desconoce en qué condiciones llega y se mantiene el material.
vNo
conocemos como es y que se requiere para hacer el embalaje de los productos
vNo
conocemos la cadena higiénica que debe tener las materias primas para ser
guardadas
vNo
sabemos si ya se cuenta con personal de bodegaje y embalaje y si lo hay, no
sabemos si está capacitado
vNo
conocemos si existe un sistema de gestión de almacenamiento adecuado para
la operación o si lo hacen de manera
empírica
ØEstrategia: Se
debe realizar la planificación y organización del almacén, logrando que la
empresa ordene de manera adecuada sus materiales y los use de manera correcta.
Para ello se debe crear un sistema digital de control de almacenamiento, donde
se establezcan todos los procesos que se deben llevar a cabo dentro del
almacén, resaltando las siguientes funciones:
vCrear
un espacio para el envalije de los productos que se encuentre cerca o dentro de
la bodega de almacenamiento
vGarantizar
los recursos necesarios para la manipulación y embalaje de los productos tanto
humanos como físicos
vControlar
la cantidad de pedidos a través de un reporte que deberá realizar quien
recepcione la mercancía así como quien despache al vehículo en el momento de la
entrega.
vReorganizar
los espacios de la bodega, con el fin de conocer el lugar que será acoplado
para alistar la mercancía. La panela se
debe almacenar en bodegas cubiertas y en ambientes secos con buena ventilación,
sobre plataformas o estibas separadas de las paredes para protegerlas de la humedad,
el derrame de líquidos y la contaminación. La bodega debe ventilarse durante el
día y cerrarse en la noche, ya que las buenas condiciones de almacenamiento
alargan la vida útil de la panela.
ØResponsable: Jefe
de almacén y Coordinador de despachos
ØFecha de Inicio y Fin:
Noviembre 09 a Diciembre 09 de 2017 (30 días)
Manipulación de Materiales
ØObjetivo: Recepcionar
la entrada y salida de materiales, verificación, conservación, ordenamiento y
embalaje de los mismos.
ØMeta: Despachar
el material correcto, al lugar indicado, en el momento exacto, en la cantidad
adecuada, con condiciones específicas, según la normatividad vigente.
ØTarea:
üReducir
los daños y velar por la protección de los materiales informando la manera
adecuada de manipular la carga.
üVelar
por la seguridad de la carga, mejorando las condiciones de trabajo.
üAdquirir
equipo versátil.
üEstandarizar
el equipo de manejo de materiales.
üSimplificar
el manejo por medio de la reducción, la eliminación o la combinación del
movimiento y/o el equipo innecesarios.
üEstandarizar
el proceso de recepción, verificación y control.
üAlmacenar
los materiales de acuerdo a los controles especificos incluyendo normatividad
de manipulación de materia prima para productos comestibles.
ØRecursos:
Los recursos que serán necesarios para la realización de las tareas serán humanos
y financieros:
vSe
debe elegir un buen proveedor para protección del material.
vAutomatización
del movimiento del material.
(Adquisición de equipo)
vSe
validará la normatividad vigente que aplica para poder tomarla como recurso,
construyendo con esto un buen uso de la logística y seguridad tanto para el
personal como para los productos.
ØLimitaciones:
vNo
se tiene un proceso establecido de manipulación de los materiales con personal
capacitado.
vAl
implementar una correcta manipulación de materiales, una limitante podría ser
el incremento de costos en la inversión de maquinaria para manipulación del
material dentro de la bodega y contratación de personal capacitado.
ØEstrategia: Planear
todo el manejo de materiales y las actividades de almacenamiento con el fin de
obtener la eficiencia máxima en el conjunto de operaciones, tales como:
vHacer
uso óptimo del volumen de la bodega
vMecanizar
las operaciones de manipulación que incluya las funciones de producción, manejo
y almacenamiento
vSeleccionar
un equipo de manejo, considerando todos los aspectos del material que se
manipulará
vSe
debe crear y coordinar el proceso de recepción, verificación y control de los
materiales de acuerdo con registros y pruebas a cargo de personas que cumplan
con el perfil para poder manipular los materiales de la empresa.
ØResponsable: Almacenista
y personal a cargo de la maquinaria.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
15 a Diciembre 15 (30 días)
ØObjetivo: Contar
con un espacio disponible, en donde se pueda recepcionar y despachar mercancías
de manera ágil y segura
ØMeta: Gestionar
tiempos de permanencia del producto en cada zona, con el fin de adaptar el
personal suficiente y destinar los recursos necesarios en cada zona, para
minimizar costos y aumentar productividad.
ØTarea:
üDestinar
lugares específicos dentro de la bodega para cada proceso logístico, tales
como: zona de carga y descarga, zona de recepción y control, zona de almacenamiento,
zona de picking, zona de expediciones, oficinas y servicios y zona especial del
almacén
üOrganizar
recursos asignados para hacer los procesos de cargue y descargue de manera
eficiente en los muelles.
üSeñalizar
la bodega reconociendo sus áreas e identificando como y cuando utilizarlas de
manera segura.
ØRecursos:
vDisponibilidad
de personal y maquinaria requerida para efectuar diferentes procesos
logísticos.
vRecurso
humano capacitado para velar por las condiciones físicas de la bodega, de tal
manera que las prácticas que allí se realicen, sean seguras.
vSe
validarán también la normatividad vigente que aplica para poder tomarla como
recurso, construyendo con esto un buen uso de la logística y seguridad tanto
para el personal como para los productos.
ØLimitaciones:
vAdecuar
zonas para cada proceso. Posibles cambios en la infraestructura de la bodega.
vMayor
contratación de personal, con conocimiento en seguridad industrial, lo que
incurriría en costos adicionales, ya que al no contar con personal calificado
se pueden presentar accidentes que generen un impacto a corto, mediano y largo
plazo en la salud de los trabajadores y a la vez puede generar pérdidas
económicas y materiales para la empresa.
ØEstrategia: Colocar
avisos de seguridad que prevengan a los operarios y/o visitantes sobre el
transito del personal con material empacado, con el propósito de prevenir
accidentes por golpes o choques seguridad en cada zona por donde transite el producto
ØResponsable: Almacenista.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
09 a Noviembre 30 (23 días)
INVENTARIO
ØObjetivo: Reducir
al mínimo posible los niveles de existencias y asegurar la disponibilidad de
las mismas (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.)
en el momento justo.
ØMeta: Tener
justo a tiempo las panelas para poder venderlas a los clientes en el momento
que lo requieran.
ØTarea:
Determinar
los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y
los modelos de reinventario, determinados por los métodos de control. Para lo
cual es necesario:
üIdentificar
qué bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.
üDeterminar
los lugares a inventariar, haciéndoles un recorrido y dejarlos ordenados para
evitar omisiones o reiteraciones
üConformar
un equipo de trabajo con las personas que hacen parte del almacén para hacer la
tarea más eficiente
üDespués
de comenzar con el recorrido, recuento y registro, es necesario que todos estén
familiarizados con las planillas a utilizar para facilitar el trabajo, y tener
cuidado de no inventariar algún objeto ó contarlo más de una vez
Después
de haber realizado el inventario se debe proceder con:
üIdentificar
cual es el mínimo de inventario en producción que se debe tener para satisfacer
la demanda de producto terminado
üIdentificar
los tiempos de fabricación y la vida útil de producto en proceso con el fin de
garantizar la calidad de la panela al momento de ser fabricada
üDefinir
los responsables de los inventarios de producto en proceso que serán a su vez
responsables de la operación de fabricar las panelas
üIdentificar
la cantidad de materias primas requeridas por la operación para la fabricación
de la panela
üCrear
un sistema de periodicidad de pedidos a proveedores (órdenes de compra) que
garanticen tener las materias primas en el momento, cantidad y lugar requerido
por la operación.
üCrear
los formatos de órdenes de compra que permitan garantizar la consecución
eficiente de las materias primas
üCrear
un sistema de stock de materias primas que garantice tener lo necesario para
fabricar las panelas, proveyendo inconvenientes como clima, problemas de
llegada, cambios de proveedor etc.
üDefinir
los responsables de los inventarios de materias primas los cuales se encargaran
de tener la materia prima siempre lista en la operación y sin faltantes
ØRecursos:
vPersonal:
Se debe alinear al equipo con las mejores prácticas y procedimientos para que
los procesos sean eficaces. La empresa El Dulce del Día debe adoptar culturas
específicas basadas en procesos, en cuanto a cómo se gestiona y se accede al
inventario.
vPor
otro lado, se debe crear una cultura de responsabilidad de los materiales, el
equipo debe comunicar los tipos y cantidades de materiales utilizados. La
responsabilidad de informar a los supervisores cuáles productos se utilizan
realmente, cuales son necesarios es indispensable para el éxito de la gestión
de inventario.
vProcesos:
Cuando se cambian los sistemas de inventario, se debe planificar cada proceso
para su producción. Es importante alinear al equipo con antelación acerca de
cualquier cambio en el sistema de gestión de inventarios, para que se
desarrolle con eficiencia.
vMateriales:
Deben haber varios ciclos de recolección de retroalimentación del equipo para
descubrir exactamente cuáles son los que se necesita tener a la mano y con qué
frecuencia debe ser reabastecido.
ØLimitaciones:
vNo
se conoce la cantidad de panelas de cada tipo que se debe tener en stock para
poder así satisfacer las demanda actual de panelas de la compañía
vNo
sabemos cómo reaccionara el mercado a las estrategias comerciales que pretende
realizar la compañía y a su próximo crecimiento
vNo
sabemos con qué personal se cuenta para el control de inventarios
vNo
conocemos que sistema utiliza en la actualidad la compañía para determinar el
manejo del stock
vNo
conocemos con cuanto stock cuenta en la actualidad la compañía
ØEstrategia: Junto
con el equipo de trabajo de almacén, se deberá establecer los siguientes
lineamientos, con el fin de tomar decisiones respecto a:
-¿Cuántas unidades deberán ser ordenadas o
producidas?
-¿En qué momento deberá de ordenarse o producirse?
-¿Qué artículos del inventario merecen una atención
especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control
sobre el producto?
ØResponsable: Jefe
de inventario.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
03 al 30 de noviembre (27 días)
ALMACEN
ØObjetivo: Garantizar
el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción
requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera
que el flujo de producción de la empresa El Dulce del Día, se encuentre en gran
medida condicionado por el ritmo del almacén.
ØMeta: Calcular
con precisión el lugar, capacidad e infraestructura de la empresa El Dulce del
Día, que permita la conservación, manejo y movilización de la carga de manera
dinámica, que satisfaga las necesidades y expectativas de los actores de la
cadena, enfatizando en la reducción de tiempos y costos.
ØTarea:
üControlar
y gestionar lo que ingresa al almacén, desde una importación o compra local
hasta la logística inversa (devoluciones); así como también la descarga de la
mercadería y su posterior verificación
üRegistro
de entradas y salidas del almacén
üIdentificar
la mercancía y ubicarla en un espacio físico, teniendo en cuenta las normas
higiénico-sanitarias requeridas para los productos y materias primas que
fabrica la compañía
üRealizar
el mantenimiento de materiales y de almacén
üGestionar
la salida de la mercadería, que va desde la generación de la documentación
necesaria (guías de remisión, hoja de packing, etc.); la inspección física del
producto (físico vs documentos); hasta el embarque de la mercadería en el
transporte correspondiente.
üInformar
a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén
(entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las
existencias
ØRecursos:
vInfraestructura
Física: Instalaciones, Sistemas de almacenamiento, Equipos de manipulación,
Comunicaciones, Seguridad /vigilancia
vRecurso
Humano: Personal encargado del recibo, almacenamiento y despacho de las
mercancías
vAspectos
contractuales: Referidos a los acuerdos necesarios entre los actores de la
cadena de abastecimiento que garantizan el cumplimiento y responsabilidad de
los acuerdos pactados.
vUbicación
bodega en el sistema logístico: Tendría las siguientes ventajas: Flujo
constante, mejorar la organización y distribución de productos en la empresa,
incrementar el output, mejorar el nivel de servicios y reducción de costos
ØLimitaciones:
vEspacio
vCosto
de mantener los productos en inventario.
vRestricciones
en el diseño de la bodega (espacio no útil).
vZonas
de congestión de productos.
vStock
ideal para no generar pérdida de valor de productos almacenados.
ØEstrategia:
vPlanificación
y Organización: Brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y
objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Para ello se
debe:
§Diseñar
la red de distribución de la empresa El Dulce del Día
§Una
vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se
autogestionará el almacén o si se subcontratará.
§Definir
la ubicación, el tamaño y el diseño del almacén
vRecepción:
Automatización en el proceso de recepción de mercancías, tanto como sea posible
para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden
valor al producto.
vAlmacén:
Guardar y conservar los productos con los mínimos riesgos para el producto,
personas y compañía y optimizar el espacio físico del almacén, dividiéndolo en
las siguientes zonas: Recepción, stock, preparación de pedidos, salida de
mercancías, pasó de personas y máquinas y oficinas.
vMovimiento:
La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes
medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales.
Se propone que para la empresa El Dulce del Día, se utilice para la entrada y
salida del almacén la modalidad First In – First Out (FIFO), ya que esta evita
las obsolencias
ØResponsable: Jefe
de almacén.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
09 a Diciembre 10 de 2017 (31 días)
ØObjetivo: Asegurar
que la mercancía llegue hasta el consumidor final en óptimas condiciones y de
manera segura.
ØMeta: Lograr
mayor protección para las mercancía en tránsito y durante su manipulación para
que el producto no sufra afectación ni deterioro, tomando en cuenta las normas
que rigen las condiciones de embalaje de los productos comestibles
ØTarea:
üMantener
la calidad del producto a través de un embalaje óptimo y de bajo costo.
üTecnificar
métodos para empacar y embalar la mercancía, con el fin de obtener mejores
resultados de protección para la carga.
üConocer
y aplicar la normatividad que rige a la empresa en materia de embalaje de
productos comestibles.
ØRecursos:
vInvertir
en maquinaria como: montacargas, retractiladora, flejadora, para minimizar
tiempos y optimizar material.
vLos
pallets para movilización de las mercancías deben cumplir con los estándares de
calidad como limpieza y manipulación.
vUso
de materiales idóneos para la conservación del producto (panela), manteniendo
normas de higiene y cumpliendo con la reglamentación jurídica sobre dicha
temática en el país.
ØLimitaciones:
vDesconocimiento
del personal en cuanto a la operación y movilización de las maquinarias.
vIncremento
de costos para la inversión en otro tipo de embalajes que garanticen la
correcta y segura movilización de la mercancía.
vSe
desconocen las normas que rigen en materia de embalaje del producto para poder
mitigar daños en el mismo.
ØEstrategia: Después
de conocer la normatividad vigente en cuanto al embalaje del producto, se
propone que la panela deba estar empacada en forma individual, y embalada en
cajas de cartón corrugado. El embalaje debe hacerse en el momento en que la
panela alcance la temperatura ambiente, pues de otra forma al enfriarse deja
una película húmeda en la superficie que favorece el ataque de microorganismos
y acorta su vida útil. Para que esto sea posible, la bodega debe ventilarse
durante el día y cerrarse en la noche, ya que las buenas condiciones de
almacenamiento alargan la vida útil de la panela
ØResponsable: Coordinador
de despacho.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
09 a Diciembre 15 de 2017 (36 días)
ØObjetivo:
Lograr comprender y satisfacer las
necesidades de los clientes, dando cumplimiento con un producto a tiempo, entregado en buenas condiciones
ØMeta:
Alistar y despachar mercancía de manera eficiente, cumpliendo con los
requerimientos de los clientes y satisfaciendo sus necesidades de consumo.
ØTarea:
üAdecuar
un espacio dentro de la bodega que permita realizar el alistamiento de
mercancía para ser despachada a los diferentes clientes.
üImplementar
dentro de la bodega un sistema informático que permita conocer con qué
disponibilidad de inventario se cuenta para proceder a preparar despachos.
üImplementar
fichas técnicas y logísticas de los artículos para precisar la preparación de
manera adecuada y no se actúe por criterio de la persona encargada.
ØRecursos:
vBodega
flexible a cambios y reubicación de mercancías.
vSoftware
que permita administrar información, registrando datos de salida y entrada de
mercancías.
ØLimitaciones:
vLos
artículos no cuentan con ficha logística para la preparación de los mismos y
envíos.
vDeficiencias
en la comunicación interna
vTiempo
establecido en la preparación del pedido
ØEstrategia: Esta
es la fase anterior al transporte, que conducirá el producto (panela) hasta el
cliente o consumidor final. Por ello, se debe establecer el destino de la
mercancía, ya que es clave para preparar y configurar correctamente el producto
en esta fase. El embalaje, la disposición en el pallet de salida, el
etiquetado, etc, nos obliga a diseñar nuestro proceso de preparación pensando
en el destino final, a partir de dos actividades: la recogida de cada una de
las mercancías solicitadas por el cliente y la consolidación o agrupación de
todas ellas en uno o varios embalajes para su envío, por medio de la
implementación de un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), el cual facilite el
trabajo en las operaciones de almacén, siendo más eficiente y evitando errores
en la manipulación del producto.
También se propone implementar el uso de fichas
técnicas de los artículos para que se unifique un solo proceso de preparación y
despacho de los materiales, donde se reflejen las condiciones de los mismos.
ØResponsable: Despachador.
ØFecha de Inicio y Fin: Noviembre
09 a Diciembre 15 (36 días)
En nuestra investigación notamos que
en la empresa El Dulce del día, no tienen definido el sistema de distribución,
el cual es indispensable para una operación efectiva.
Para poder implementar un sistema productivo de gestión
de distribución dentro de la empresa, debemos tener presente la importancia que
este eslabón tiene dentro del proceso operativo, relacionando aspectos como los
objetivos, las metas, las tareas a seguir, los recursos, las limitaciones, la
estrategia, los tiempos establecidos y el responsable del cumplimento de los
mismos.
ØObjetivo: Determinar
cuáles serán los canales de distribución más efectivos para los productos de la
compañía
ØMeta: Crear
canales efectivos de distribución que garanticen tener los productos en el
momento y tiempo requeridos por los clientes garantizando así su entrega en las
cantidades y calidad adecuada.
ØTarea:
üIdentificar
rutas que contribuyan al manejo óptimo y adecuado de la mercancía
üRealizar
pruebas piloto de acción, para tener una referencia al momento de tomar
decisiones, como:
1.
Realizar seguimiento durante un mes a los vehículos en ruta despachados,
verificando tiempos y rutas estimadas.
2.
Analizar tiempos de despacho y en tránsito
para mantener al cliente
informado del vehículo en ruta y pre alertar el arribo del carro al
lugar de descargue.
3.
Diseñar rutas alternativas en caso de
presentarse alguna novedad durante el
despacho.
üAsignar
recursos que permitan el correcto desempeño de la actividad.
üDeterminar
los niveles de producción, inventarios y ventas para así siempre contar con el
stock para ser despachado a los almacenes de cadena, tiendas propias y clientes
directos en el momento y en cantidades correctas
üCrear
otro canal de distribución además del canal directo como lo es el canal
indirecto (venta por medio de intermediarios), el cual permita posicionar el
producto en diferentes establecimientos, para obtener mayor difusión y reconocimiento del mismo, aumentando de
esta manera la demanda de los consumidores directos
üDefinir
las características de los consumidores con el fin de establecer los
intermediarios más aptos para el canal de distribución
ØRecursos: Los
recursos que se utilizarán en la gestión de distribución serán logísticos y
financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel de
cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de ellos
tiene para su implementación, los cuales corresponden a:
üPersonal
capacitado para diseñar un plan de rutas, con el fin verificar la mejor opción
para la distribución del producto.
üAlianzas
de ventas (distribuidores, mayoristas etc.)
üLocales
comerciales de venta directa
ØLimitaciones:
üDesconocimiento
del éxito que se pueda llegar a tener con las pruebas piloto.
üPoca
cantidad de recursos para la elaboración del plan.
üNo
se sabe si se cuenta con un departamento de distribución adecuado
üSe
desconoce la manera en que se despachan los productos actualmente y qué tan
eficaces son para cumplir con la demanda
ØEstrategia:
üRealizar
seguimiento a la trazabilidad de las diferentes rutas, seleccionando la que
mejor se adapte a las necesidades de la empresa y del cliente. Coordinar de manera
adecuada todas las áreas para que la empresa camine hacia los objetivos y
cumplimiento de la meta.
üUtilización
de canal de distribución propio que se adecue a las condiciones de la empresa, teniendo
en cuenta la cantidad y calidad de los elementos de la red de distribución y al
menor costo posible
üEvaluar
la capacidad de producción con el fin de determinar la manera razonable de
implementar un canal hibrido de distribución en la compañía, el cual permita
vender de diferentes formas ya sea directo o indirecto; como sitios web,
catálogos, distribuidores, con el fin de tener cobertura más amplia del
mercado, aumento de ventas y tener oportunidad de ajustar el producto a
diferentes necesidades. Para ello debemos entre muchas cosas evaluar cuáles son
los mejores intermediarios que tendrán el producto disponible en la tienda con
el fin de llegar a más clientes
üBásicamente
la estrategia se basa en colocar el producto en los máximos canales de venta
posible, ya sea en todos los supermercados de la región, hipermercados y otro
tipo de tienda, ya que esto permite tener un gran volumen de ventas y por ende mayor
producción
ØResponsable: Director
de gestión logística y del riesgo
ØFecha de Inicio y Fin: Diciembre
01 a Diciembre 30 (30 días)
TRANSPORTE
ØObjetivo: Entregar
la mercancía al cliente en destino a tiempo, de manera confiable y en óptimas
condiciones.
ØMeta: Reducir
costes de transporte, optimizando los recursos por medio de la medición de
tiempos en tránsito, con el fin de garantizar la entrega del producto de manera
confiable, segura y en el tiempo pactado con el cliente
ØTarea:
üRealizar
una correcta selección de proveedores.
üDesarrollar
un Software Tracking pedidos, el cual permita realizar seguimiento detallado al
proceso de distribución de mercancía desde el mismo momento en que se genera la
venta, pasando por los procesos de: generación de pedido, aprobación de pedido,
generación de remisión, generación de factura, proceso de alistamiento, proceso
de despacho desde el software wms y seguimiento a la generación de guías de
empaque o distribución (remesa), con el fin de facilitar las actividades de
seguimiento de pedidos y despachos y mejorar la comunicación entre el equipo de
ventas y el resto de equipos de la compañía, todo en una sola pantalla de seguimiento.
üCrear
un departamento de despachos que se encargue de la distribución de la mercancía,
verificando que se cumpla a cabalidad con las entregas de los productos
üDeterminar
cuál será el medio de transporte de mercancías más eficiente para la empresa dependiendo
de la distancia entre el origen y el destino, la oferta de transporte y el
destino final del transporte
üElección
del medio de transporte de acuerdo a las condiciones del producto y a las
condiciones geográficas
üCrear
un sistema de rutas que permita validar en tiempo real información acerca del estado
de envío del producto, para así controlar los tiempos y calidad de entrega,
utilizando un planificador de rutas
ØRecursos:
Los recursos que se utilizarán en la gestión de distribución serán logísticos y
financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel de
cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de ellos
tiene para su implementación.
üSoftware
que permita verificar la información del vehículo en ruta y entrega de la carga
üPersonal
capacitado para realizar tráfico y seguimiento a despachos.
ØLimitaciones:
üNo
se ha estudiado el medio de transporte para la distribución del producto
evaluando de manera objetiva, geográfica, financiera y en servicio al
proveedor.
üFactores
externos que no podamos controlar con los vehículos en ruta, como: accidentes, siniestros,
desastres naturales.
üNo
conocemos como realizan las entregas de los pedidos o si se cuenta con sistema de despachos
üNo
se sabe si ya se tiene carros o un convenio con transportadoras
üSe
desconoce la percepción del cliente respecto a las entregas del producto, lo
cual influye en la pérdida de los mismos
ØEstrategia:
üEvaluar
la viabilidad de contratar empresas de transporte que lleven y entreguen los
productos a los diversos canales de distribución. Dado que la modalidad de transporte
más usada para abastecer a clientes es el camión, se propone considerar cinco
aspectos al momento de elegir un transporte de este tipo:
ü1.
Round Trip versus One Way: Contratar
en lo posible transportes que tengan retornos propios con otras empresas, así
el viaje será redondo (Round Trip). De lo contrario, es decir, transporte sin
retorno (one way) lo más probable es que parte del retorno sea traspasado a la
tarifa, encareciendo los costos de transporte.
2.
Contratos: Siempre generar contratos
que garanticen la operación, sobre todo que contemplen seguros de carga,
accidentes y daños a terceros, en fin, quedar respaldado frente a cualquier
eventualidad, ya que la carga es de cada empresa y se puede ver involucrada en
situaciones no deseadas
3.
Nivel de Servicio: Medir
periódicamente el nivel de servicio prestado por el transporte, generando
encuestas de satisfacción que involucren a los clientes, a los centros de
distribución y a las áreas comerciales; así se tendrá un monitoreo que a la
larga beneficiará con un aumento del nivel de servicio final a los clientes.
4.
Polinomio de Reajustabilidad: Con el
fin de evitar subjetividades y no pagar “ineficiencias” en la tarifa de
transporte, se debe en conjunto con la empresa mandante y de común acuerdo,
generar un polinomio que involucre al menos 3 aspectos de los costos de
transporte que influyan en la tarifa final, por ejemplo, el petróleo, los
neumáticos y el dólar
5.
Imagen y seguridad: El transporte es
siempre la cara visible final con los clientes, estos deben cumplir estándares
de buena imagen, limpieza de los equipos y sobre todo seguridad, en aspectos
tales como horas de conducción, control de velocidad vía GPS y equipos de carga
y descarga cuando lo amerite, en lo posible generar todas las condiciones de
seguridad en los peonetas de ser necesario.
üDiseñar
plan de acción en caso de presentarse alguna novedad con un vehículo.
üSi
el transporte es de la empresa, se propone como solución en cuanto a costos y
beneficios que la empresa genere alianzas y haga de los transportistas “socios
estratégicos”. Hoy en día el único elemento diferenciador real en los mercados
actuales es el servicio, y el transporte es una pieza vital en ese logro. Sin
esto, la pérdida del cliente es un hecho seguro. Aquí surge algo nuevo, las
personas finales que tienen el contacto con los clientes no son los empleados
de finanzas, ni los gerentes en general o algún jefe de ventas al momento de la
entrega, sino que son los chóferes y ayudantes en el despacho. Al estar
alineados con las empresas y prestar un buen servicio en terreno pueden inducir
o cohibir una nueva compra a futuro. Esto, porque son la imagen final del
servicio de entrega, dejan de ser chóferes o ayudantes para convertirse en
parte de la empresa proveedora. De ahí su gran importancia.
Se
debe mejorar la calidad del servicio ofrecido y la atención al cliente, creando
un sistema de post venta que permita identificar y evaluar la labor del
departamento de despachos y la transportadora, con el fin de determinar
acciones correctivas en tiempo de cara al perfeccionamiento del área
ØResponsable: Empresa
transportadora o Transportista.
ØFecha de Inicio y Fin: Diciembre
30 a Febrero 01 de 2018 (60 días)
