Descripción del Sistema Logístico

APROVISIONAMIENTO 

Planteamiento del sistema de Aprovisionamiento propuesto

            Básicamente se desconoce el proceso de aprovisionamiento que maneja la empresa El Dulce del Día, es decir, de qué manera identifican las necesidades de cada departamento para su funcionamiento, cómo hacen la selección de  las fuentes de aprovisionamiento (Proveedores), cómo es el proceso de gestión de compra, de qué manera manejan la gestión de stocks (Tipo y sistema de inventario) y de qué manera evalúan y controlan el cumplimiento de objetivos del proceso de aprovisionamiento

           Se puede observar que la empresa Dulce del Día, desea mejorar sus procesos ya que tiene dificultades en cuestión de aprovisionamiento, en este caso de productos comestibles y teniendo en cuenta que desea expandirse de una manera ágil y óptima.

            Por ende el objetivo de planear un sistema de aprovisionamiento para esta empresa es implementar un sistema que sea capaz de abastecerla con los materiales precisos. Para que esto sea posible es necesario identificar los subprocesos que pertenecen al eslabón de aprovisionamiento, planteando los objetivos de cada uno, junto con las metas a alcanzar, las tareas necesarias para llevar a cabo cada uno, los recursos que se necesitan para su implementación, las limitaciones existentes, la estrategia que se llevará a cabo para cumplir las metas y finalmente el tiempo que tardará cada subproceso para realizarse junto con el responsable.  

            Debemos recordar que una de las metas claras que debe tener la empresa es satisfacer las necesidades del cliente a cabalidad, de manera eficiente, cumpliendo con estándares de calidad en cada uno de sus procesos, con el fin de mantener y atraer más clientes y de esta manera lograr los objetivos propuestos. Por eso es necesario enfocarse en cada subproceso de este eslabón, ya que al implementar este sistema se generaría un mayor volumen de ventas y por ende un crecimiento de la empresa en tiempo record al afianzar a sus clientes.

Ø  Objetivo: Suministrar a los departamentos de la empresa los materiales necesarios para sus actividades y logro de objetivos. Lo que se busca con este objetivo es lograr que el producto (panela) esté disponible cuando se necesite, en el lugar preciso, con la calidad adecuada, en la cantidad necesaria y en el plazo oportuno, al menor coste posible

Ø  Meta: Mantener un control estricto en el manejo del inventario y del almacenamiento de los bienes adquiridos por la empresa, para lograr una mejor gestión en la producción y manejar de manera eficiente el flujo de inventario.

Ø  Tarea:

ü  Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa al precio más bajo posible

ü  Mantener las inversiones y reducir las pérdidas de existencias

ü  Buscar, mantener y gestionar proveedores idóneos

ü  Mantener la posición competitiva de la empresa en el mercado

Ø  Recursos:

ü  Definición del presupuesto

ü  Necesidad de productos para el desarrollo de la función de producción, tanto en cantidad como en calidad y frecuencia de uso

ü  Actualización de los registros de información y contabilidad

ü  Petición de personas que desarrollen los puestos de trabajo necesarios

ü  Conocimiento de los sistemas de almacenaje y transporte

ü  Información para la gestión de stocks                          

ü  Información sobre la necesidad de productos para la venta

Ø  Limitaciones: No existe conocimiento de:

ü  Fuentes de información sobre proveedores                 

ü  Criterios de selección de proveedores                  

ü  Formas de pago                      

ü  Desconocimiento de la cantidad de materia prima necesaria para la producción           

ü  Periodicidad con que se realizan las compras

Ø  Estrategia: Establecer un régimen que responda a las necesidades de aprovisionamiento respecto a:

¿Qué comprar?  Abastecimiento de productos y servicios para el normal funcionamiento de la empresa                             

¿Cuándo comprar? Rentabilidad de la función de aprovisionamiento y disposición de la cantidad de producto necesario en el momento preciso                               

¿A quién comprar? Garantía de calidad de productos y de entrega en tiempo y forma; precio                                

¿Cómo comprar? Financiación de las compras

Ø  Responsable: En este subproceso no sólo existe un responsable para la ejecución de las diferentes actividades que se deben realizar, ya que cada uno se encarga de funciones diferentes, necesarias para la implementación del plan. Por lo tanto los responsables son: Dirección Comercial, Dirección de producción, Dirección administrativa, Dirección de recursos humanos, Logística y Comercialización

Ø  Tiempo: Fecha de inicio: 20-10-2017 Fecha Final: 03-11-2017 Días: 15

Ø  Estado: Sin empezar

COMPRAS

Ø Objetivo: Asegurar el suministro de materia prima, maquinas, materiales, insumos y demás herramientas para que cada una de las áreas de la empresa logre realizar sus actividades de manera eficaz y óptima.

Ø  Meta: Generar una cultura de no desperdicio en los departamentos de la compañía, optimizando de la mejor manera los recursos

Ø  Tarea:

ü  Desarrollar un proceso de compra teniendo en cuenta los aspectos más determinantes tales como: los elementos personales, los tipos y las situaciones de compra

ü  Detectar la necesidad que implica una compra y analizarla con el fin de determinar su influencia en los objetivos de la empresa

ü  El departamento que precisa aprovisionarse debe hacer una descripción detallada de las características del producto que necesita, centrándose en las características técnicas del producto, la cantidad de producto necesario, la calidad objetiva, los embalajes y etiquetado, etc

ü  El departamento de compras debe localizar las fuentes de aprovisionamiento adecuadas para establecer relaciones comerciales que den lugar a contratos de compra y aprovisionamiento, siguiendo el proceso de localización de fuentes de suministro como lo es el establecimiento de criterios, identificación de suministradores potenciales, petición de ofertas y la selección de proveedor

ü  Antes de realizar la compra se debe de realizar un proceso de negociación entre la empresa Dulce del Día y el proveedor seleccionado

ü  Realizar el proceso de seguimiento y control de la compra

ü  Crear una serie de formatos que permitan hacer la requisición de productos o servicios al  área de compras y otros que permitan hacer los pedidos de una manera formal a los proveedores.

Ø  Recursos: Se debe tener un sistema CRM (Gestión de Relaciones con los clientes) y de órdenes de requerimiento para cada área de la empresa con el fin de saber qué, cuanto y cuando necesitan los productos y servicios para su funcionamiento. Adicional debemos tener presupuesto y estimativos para determinar en qué medida hacen los gastos de los productos y cada cuanto hay que hacer una inversión financiera para adquirir más.

Ø Limitaciones: Mala comunicación entre los departamentos de la empresa respecto a sus requerimientos, no tienen el suficiente capital de trabajo, deficiencia en variedad de proveedores en el mercado e inestabilidad en los precios de los materiales

Ø  Estrategia: Reestructurar el manejo que se le está dando a los recursos de la empresa para lograr una mejora en la producción; concientizando a los diferentes departamentos  de la importancia de manejar informes de gestión que permitan saber cuándo hay que abastecerse y en qué proporciones, para evitar faltantes y excesos, lo cual vuelve ineficaz el proceso y genera un aumento en los costos logísticos, generando disminución en la utilidad de la empresa

Ø  Responsable: El responsable de este proceso será el área de compras que se encargara de analizar y cumplir con la estrategia de abastecimiento eficaz de la compañía.

Ø  Tiempo: Fecha de inicio: 19-10-2017 Fecha Final: 29-11-2017 Días: 30

Ø  Estado: En Progreso

PROVEEDORES

Ø  Objetivo: Identificar los proveedores principales que actualmente tiene la empresa, con el fin de evaluarlos y seleccionar aquellos que cuenten con las características idóneas para suplir las necesidades de la empresa

Ø  Meta: Realizar la contratación de los mejores proveedores de insumos, materias primas y servicios que tengan características de cooperación para optimizar la cadena de suministro de  la compañía.

Ø  Tarea:

ü  Debemos investigar quienes son los proveedores haciendo un estudio de su trabajo con la compañía , la calidad de sus productos, el tiempo de entrega, la calidad de entrega, cumplimiento de la normatividad viegente y su capacidad instalada para poder determinar si es lo que se está buscando para ser el proveedor principal de la materia prima del producto

ü  Hay que hacer un estudio de proveedores evaluando cada uno de los aspectos que son esenciales para poder determinar si es viable para la compañía dicho proveedor, en esto nos ayuda a determinar los 3 principales proveedores de materias primas para el producto

ü  Hacer un sistema de puntos en el cual podamos calificar la gestión realizada de cada uno de los proveedores para garantizar que sea el mejor o que podemos suplirlo por el siguiente en la lista de viabilidad

ü  Controlar el coste y beneficios de los productos y servicios, teniendo 3 opciones de cotizaciones para elegir cada una de las compras

Ø  Recursos: La aportación que pueden hacer los proveedores de la materia prima solicitada (campos de producción de caña) y el manejo logístico e interacción de la empresa con el proveedor.

Ø  Limitaciones: No hay conocimiento de cuál es el mejor proveedor para la empresa o cuales son los proveedores existentes en el mercado. Además que en este caso el material principal para la elaboración del producto es muy delicado y tiene que manejarse bajo ciertos parámetros para no tener pérdidas; además de ser necesario una gran cantidad de producción del mismo.

Ø  Estrategia: Establecer políticas de estándares de selección de proveedores que le permitan a la empresa elegir a los más adecuados para el abastecimiento de sus materiales para su correcto funcionamiento, teniendo en cuenta la calidad, el precio y el tiempo de entrega

Ø  Responsable: El responsable de este proceso será un área de compras que serán los analistas encargados de cumplir con la estrategia de suministros de la compañía.

Ø  Tiempo: Fecha de inicio: 19-10-2017 Fecha Final: 29-11-2017 Días: 30

Ø  Estado: En Progreso

 STOCK

Ø  Objetivo: Gestionar de manera eficiente la circulación y almacenamiento de materias primas, insumos, productos terminados y productos en proceso que necesite la compañía para su funcionamiento.

Ø  Meta: Contar con un área donde podamos almacenar las materias primas, insumos, productos terminados y productos en proceso para ser utilizados en el momento que lo requiera la operación, garantizando la operatividad sin retraso en tiempos de entrega a clientes o consecución productos.

Ø  Tarea:

ü  Definir ABC que permita determinar entrada, bodegaje y salida de los productos que nos ayude a controlar la producción de la compañía en cada paso del sistema productivo

ü  Debemos hacer un inventario inicial de las productos fabricados, los insumos y material en producción para saber con qué cuenta en este momento la compañía

ü  Determinar los diferentes espacios y características que deben tenerse  el almacén de bodega para guardar los diferentes stock que se pueden tener

ü  Tener un sistema que informe los tiempos de entrada, salida de cada productos y faltantes que puedan haber en la bodega de stock.

Ø  Recursos:

ü  Logística

ü  Formatos y CRM de inventarios

ü  Personal de bodega

ü  Estivas, góndolas o los requerimientos necesarios para el guardar las mercancías

Ø  Limitaciones: Se desconoce la forma en como la compañía maneja las zonas de almacén, ni como se encuentra el sistema de stock en la actualidad o con qué recursos se cuenta.

Ø  Estrategia:

ü  Crear un sistema eficiente de gestión de stock

ü  Ubicar las diferentes mercancías en los espacios adecuados para su bodegaje

ü  Obtener un CRM que permita hacer la gestión de inventarios y solicitudes a compras de materias primas faltantes

ü  Crear formatos del área de bodegaje

Ø  Responsable: El responsable de este proceso será el área de bodegaje.

Ø  Tiempo: Fecha de inicio: 30-11-2017 Fecha Final: 31-12-2017 Días: 31

Ø  Estado: Sin ejecución

ALMACENAMIENTO 

Planteamiento del sistema de almacenamiento propuesto

            En nuestra investigación notamos que en la empresa El Dulce del día, no tienen definido el sistema de almacenaje, el cual es indispensable para una operación efectiva.

            Para poder implementar un sistema productivo de gestión de almacenamiento dentro de la empresa, debemos tener presente la importancia que este eslabón tiene dentro del proceso operativo, relacionando aspectos como los objetivos, las metas, las tareas a seguir, los recursos, las limitaciones, la estrategia, los tiempos establecidos y el responsable del cumplimento de los mismos.

Objetivo de la Gestión de Almacenamiento: Adquirir los equipos, infraestructura y espacios necesarios para el proceso de recibo, movilización y despacho de las mercancías.

Ø  Objetivo: Organizar de manera eficiente y adecuada los recursos de la empresa, teniendo en cuenta las características de los materiales optimizando los recursos de la empresa.

Ø  Meta: Crear un sistema que permita almacenar la materia prima (caña de azúcar), el producto en proceso y el producto terminado(la panela), de una manera eficiente, con la mayor higiene, el mejor embalaje y al menor costo; con el fin de garantizar un stock adecuado que permita satisfacer las necesidades y requerimientos del departamento de producción, ventas y clientes

Ø  Tarea:

ü  Crear un presupuesto con la finalidad de adquirir los recursos necesarios para la creación del sistema de almacenaje en cuanto a las instalaciones, el personal, el equipo y las técnicas necesarias para la recepción, almacenamiento y embarque de las materias primas, productos en proceso o productos terminados.

ü  Crear un sistema que permita la entrada y salida de materias primas, producto en proceso y producto terminado de la bodega hacia las diferentes partes de la compañía o hacia sus clientes

ü  Medir tiempos de almacenamiento de producto desde el momento que ingresa a la bodega hasta su despacho.

ü  Acoplar un espacio de la bodega para alistamiento de pedido por cliente.

ü  Controlar existencias, obtención y disponibilidad de recursos o materiales necesarios para la producción del producto y el funcionamiento de la empresa.

ü  Realizar el adecuado almacenamiento de los materiales de acuerdo a las condiciones de sanidad de los mismos.

Ø  Recursos: Los recursos que se utilizarán en la gestión de almacenamiento serán logísticos y financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel de cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de ellos tiene para su implementación, los cuales corresponden a:

v  Información por parte del área de compras y despachos para medir tiempos de permanencia dentro de la bodega.

v  Personal capacitado para alistar mercancía y despachar el vehículo en menor tiempo (almacenamiento, embalaje, etc)

v  Espacio dentro de la bodega para llevar a cabo el proceso de almacenaje

v  Materiales para embalaje y almacenaje

v  Maquinaria y herramientas necesarias para embalar y almacenar

Ø  Limitaciones:

v  Una limitación directa en el almacenaje, es que el producto cuenta con unas condiciones especiales dada su naturaleza, por lo tanto,  no puede permanecer mucho tiempo en bodega ya que podría sufrir deterioramiento.

v  Se desconoce el sistema de almacenamiento de la empresa.

v  Se desconoce en qué condiciones llega y se mantiene el material.

v  No conocemos como es y que se requiere para hacer el embalaje de los productos

v  No conocemos la cadena higiénica que debe tener las materias primas para ser guardadas

v  No sabemos si ya se cuenta con personal de bodegaje y embalaje y si lo hay, no sabemos si está capacitado

v  No conocemos si existe un sistema de gestión de almacenamiento adecuado para la  operación o si lo hacen de manera empírica

Ø  Estrategia: Se debe realizar la planificación y organización del almacén, logrando que la empresa ordene de manera adecuada sus materiales y los use de manera correcta. Para ello se debe crear un sistema digital de control de almacenamiento, donde se establezcan todos los procesos que se deben llevar a cabo dentro del almacén, resaltando las siguientes funciones:

v  Crear un espacio para el envalije de los productos que se encuentre cerca o dentro de la bodega de almacenamiento

v  Garantizar los recursos necesarios para la manipulación y embalaje de los productos tanto humanos como físicos

v  Controlar la cantidad de pedidos a través de un reporte que deberá realizar quien recepcione la mercancía así como quien despache al vehículo en el momento de la entrega.

v  Reorganizar los espacios de la bodega, con el fin de conocer el lugar que será acoplado para alistar la mercancía.  La panela se debe almacenar en bodegas cubiertas y en ambientes secos con buena ventilación, sobre plataformas o estibas separadas de las paredes para protegerlas de la humedad, el derrame de líquidos y la contaminación. La bodega debe ventilarse durante el día y cerrarse en la noche, ya que las buenas condiciones de almacenamiento alargan la vida útil de la panela.

Ø  Responsable: Jefe de almacén y Coordinador de despachos

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 09 a Diciembre 09 de 2017 (30 días)

Manipulación de Materiales

Ø  Objetivo: Recepcionar la entrada y salida de materiales, verificación, conservación, ordenamiento y embalaje de los mismos.

Ø  Meta: Despachar el material correcto, al lugar indicado, en el momento exacto, en la cantidad adecuada, con condiciones específicas, según la normatividad vigente.

Ø  Tarea:

ü  Reducir los daños y velar por la protección de los materiales informando la manera adecuada de manipular la carga.

ü  Velar por la seguridad de la carga, mejorando las condiciones de trabajo.

ü  Adquirir equipo versátil.

ü  Estandarizar el equipo de manejo de materiales.

ü  Simplificar el manejo por medio de la reducción, la eliminación o la combinación del movimiento y/o el equipo innecesarios.

ü  Estandarizar el proceso de recepción, verificación y control.

ü  Almacenar los materiales de acuerdo a los controles especificos incluyendo normatividad de manipulación de materia prima para productos comestibles.

Ø  Recursos: Los recursos que serán necesarios para la realización de las tareas serán humanos y financieros:

v  Se debe elegir un buen proveedor para protección del material.

v  Automatización del movimiento del material.  (Adquisición de equipo)

v  Se validará la normatividad vigente que aplica para poder tomarla como recurso, construyendo con esto un buen uso de la logística y seguridad tanto para el personal como para los productos.

Ø  Limitaciones:

v  No se tiene un proceso establecido de manipulación de los materiales con personal capacitado.

v  Al implementar una correcta manipulación de materiales, una limitante podría ser el incremento de costos en la inversión de maquinaria para manipulación del material dentro de la bodega y contratación de personal capacitado.

Ø  Estrategia: Planear todo el manejo de materiales y las actividades de almacenamiento con el fin de obtener la eficiencia máxima en el conjunto de operaciones, tales como:

v  Hacer uso óptimo del volumen de la bodega

v  Mecanizar las operaciones de manipulación que incluya las funciones de producción, manejo y almacenamiento

v  Seleccionar un equipo de manejo, considerando todos los aspectos del material que se manipulará

v  Se debe crear y coordinar el proceso de recepción, verificación y control de los materiales de acuerdo con registros y pruebas a cargo de personas que cumplan con el perfil para poder manipular los materiales de la empresa.

Ø  Responsable: Almacenista y personal a cargo de la maquinaria.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 15 a Diciembre 15 (30 días)

Zona de Almacenamiento

Ø  Objetivo: Contar con un espacio disponible, en donde se pueda recepcionar y despachar mercancías de manera ágil y segura

Ø  Meta: Gestionar tiempos de permanencia del producto en cada zona, con el fin de adaptar el personal suficiente y destinar los recursos necesarios en cada zona, para minimizar costos y aumentar productividad.

Ø  Tarea:

ü  Destinar lugares específicos dentro de la bodega para cada proceso logístico, tales como: zona de carga y descarga, zona de recepción y control, zona de almacenamiento, zona de picking, zona de expediciones, oficinas y servicios y zona especial del almacén

ü  Organizar recursos asignados para hacer los procesos de cargue y descargue de manera eficiente en los muelles.

ü  Señalizar la bodega reconociendo sus áreas e identificando como y cuando utilizarlas de manera segura.

Ø  Recursos:

v  Disponibilidad de personal y maquinaria requerida para efectuar diferentes procesos logísticos.

v  Recurso humano capacitado para velar por las condiciones físicas de la bodega, de tal manera que las prácticas que allí se realicen, sean seguras.

v  Se validarán también la normatividad vigente que aplica para poder tomarla como recurso, construyendo con esto un buen uso de la logística y seguridad tanto para el personal como para los productos.

Ø  Limitaciones:

v  Adecuar zonas para cada proceso. Posibles cambios en la infraestructura de la bodega.

v  Mayor contratación de personal, con conocimiento en seguridad industrial, lo que incurriría en costos adicionales, ya que al no contar con personal calificado se pueden presentar accidentes que generen un impacto a corto, mediano y largo plazo en la salud de los trabajadores y a la vez puede generar pérdidas económicas y materiales para la empresa.

Ø  Estrategia: Colocar avisos de seguridad que prevengan a los operarios y/o visitantes sobre el transito del personal con material empacado, con el propósito de prevenir accidentes por golpes o choques seguridad en cada zona por donde  transite el producto

Ø  Responsable: Almacenista.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 09 a Noviembre 30 (23 días)

INVENTARIO

Ø  Objetivo: Reducir al mínimo posible los niveles de existencias y asegurar la disponibilidad de las mismas (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo.

Ø  Meta: Tener justo a tiempo las panelas para poder venderlas a los clientes en el momento que lo requieran.

Ø  Tarea:

Determinar los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de reinventario, determinados por los métodos de control. Para lo cual es necesario:

ü  Identificar qué bienes son los que corresponde inventariar y que bienes no.

ü  Determinar los lugares a inventariar, haciéndoles un recorrido y dejarlos ordenados para evitar omisiones o reiteraciones

ü  Conformar un equipo de trabajo con las personas que hacen parte del almacén para hacer la tarea más eficiente

ü  Después de comenzar con el recorrido, recuento y registro, es necesario que todos estén familiarizados con las planillas a utilizar para facilitar el trabajo, y tener cuidado de no inventariar algún objeto ó contarlo más de una vez

Después de haber realizado el inventario se debe proceder con:

ü  Identificar cual es el mínimo de inventario en producción que se debe tener para satisfacer la demanda de producto terminado

ü  Identificar los tiempos de fabricación y la vida útil de producto en proceso con el fin de garantizar la calidad de la panela al momento de ser fabricada

ü  Definir los responsables de los inventarios de producto en proceso que serán a su vez responsables de la operación de fabricar las panelas

ü  Identificar la cantidad de materias primas requeridas por la operación para la fabricación de la panela

ü  Crear un sistema de periodicidad de pedidos a proveedores (órdenes de compra) que garanticen tener las materias primas en el momento, cantidad y lugar requerido por la operación.

ü  Crear los formatos de órdenes de compra que permitan garantizar la consecución eficiente de  las materias primas

ü  Crear un sistema de stock de materias primas que garantice tener lo necesario para fabricar las panelas, proveyendo inconvenientes como clima, problemas de llegada, cambios de proveedor etc.

ü  Definir los responsables de los inventarios de materias primas los cuales se encargaran de tener la materia prima siempre lista en la operación y sin faltantes

Ø  Recursos:

v  Personal: Se debe alinear al equipo con las mejores prácticas y procedimientos para que los procesos sean eficaces. La empresa El Dulce del Día debe adoptar culturas específicas basadas en procesos, en cuanto a cómo se gestiona y se accede al inventario.

vPor otro lado, se debe crear una cultura de responsabilidad de los materiales, el equipo debe comunicar los tipos y cantidades de materiales utilizados. La responsabilidad de informar a los supervisores cuáles productos se utilizan realmente, cuales son necesarios es indispensable para el éxito de la gestión de inventario.        

v  Procesos: Cuando se cambian los sistemas de inventario, se debe planificar cada proceso para su producción. Es importante alinear al equipo con antelación acerca de cualquier cambio en el sistema de gestión de inventarios, para que se desarrolle con eficiencia.

v  Materiales: Deben haber varios ciclos de recolección de retroalimentación del equipo para descubrir exactamente cuáles son los que se necesita tener a la mano y con qué frecuencia debe ser reabastecido.

Ø  Limitaciones:

v  No se conoce la cantidad de panelas de cada tipo que se debe tener en stock para poder así satisfacer las demanda actual de panelas de la compañía

v  No sabemos cómo reaccionara el mercado a las estrategias comerciales que pretende realizar la compañía y a su próximo crecimiento

v  No sabemos con qué personal se cuenta para el control de inventarios

v  No conocemos que sistema utiliza en la actualidad la compañía para determinar el manejo del stock

v  No conocemos con cuanto stock cuenta en la actualidad la compañía

Ø  Estrategia: Junto con el equipo de trabajo de almacén, se deberá establecer los siguientes lineamientos, con el fin de tomar decisiones respecto a:

-¿Cuántas unidades deberán ser ordenadas o producidas?

-¿En qué momento deberá de ordenarse o producirse?

-¿Qué artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto?

Ø  Responsable: Jefe de inventario.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 03 al 30 de noviembre (27 días)

ALMACEN

Ø  Objetivo: Garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de producción de la empresa El Dulce del Día, se encuentre en gran medida condicionado por el ritmo del almacén.

Ø  Meta: Calcular con precisión el lugar, capacidad e infraestructura de la empresa El Dulce del Día, que permita la conservación, manejo y movilización de la carga de manera dinámica, que satisfaga las necesidades y expectativas de los actores de la cadena, enfatizando en la reducción de tiempos y costos.

Ø  Tarea:

ü  Controlar y gestionar lo que ingresa al almacén, desde una importación o compra local hasta la logística inversa (devoluciones); así como también la descarga de la mercadería y su posterior verificación

ü  Registro de entradas y salidas del almacén

ü  Identificar la mercancía y ubicarla en un espacio físico, teniendo en cuenta las normas higiénico-sanitarias requeridas para los productos y materias primas que fabrica la compañía

ü  Realizar el mantenimiento de materiales y de almacén

ü  Gestionar la salida de la mercadería, que va desde la generación de la documentación necesaria (guías de remisión, hoja de packing, etc.); la inspección física del producto (físico vs documentos); hasta el embarque de la mercadería en el transporte correspondiente.

ü  Informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias

Ø  Recursos:

v  Infraestructura Física: Instalaciones, Sistemas de almacenamiento, Equipos de manipulación, Comunicaciones, Seguridad /vigilancia

v  Recurso Humano: Personal encargado del recibo, almacenamiento y despacho de las mercancías

v  Aspectos contractuales: Referidos a los acuerdos necesarios entre los actores de la cadena de abastecimiento que garantizan el cumplimiento y responsabilidad de los acuerdos pactados.

v  Ubicación bodega en el sistema logístico: Tendría las siguientes ventajas:                                   Flujo constante, mejorar la organización y distribución de productos en la empresa, incrementar el output, mejorar el nivel de servicios y reducción de costos

Ø  Limitaciones:

v  Espacio

v  Costo de mantener los productos en inventario.

v  Restricciones en el diseño de la bodega (espacio no útil).

v  Zonas de congestión de productos.

v  Stock ideal para no generar pérdida de valor de productos almacenados.

Ø  Estrategia:

v  Planificación y Organización: Brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Para ello se debe:

§  Diseñar la red de distribución de la empresa El Dulce del Día

§  Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará.

§  Definir la ubicación, el tamaño y el diseño del almacén

v  Recepción: Automatización en el proceso de recepción de mercancías, tanto como sea posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no añaden valor al producto.

v  Almacén: Guardar y conservar los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizar el espacio físico del almacén, dividiéndolo en las siguientes zonas: Recepción, stock, preparación de pedidos, salida de mercancías, pasó de personas y máquinas y oficinas.

v  Movimiento: La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. Se propone que para la empresa El Dulce del Día, se utilice para la entrada y salida del almacén la modalidad First In – First Out (FIFO), ya que esta evita las obsolencias

Ø  Responsable: Jefe de almacén.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 09 a Diciembre 10 de 2017 (31 días)

Embalaje

Ø  Objetivo: Asegurar que la mercancía llegue hasta el consumidor final en óptimas condiciones y de manera segura.

Ø  Meta: Lograr mayor protección para las mercancía en tránsito y durante su manipulación para que el producto no sufra afectación ni deterioro, tomando en cuenta las normas que rigen las condiciones de embalaje de los productos comestibles

Ø  Tarea:

ü  Mantener la calidad del producto a través de un embalaje óptimo y de bajo costo.

ü  Tecnificar métodos para empacar y embalar la mercancía, con el fin de obtener mejores resultados de protección para la carga.

ü  Conocer y aplicar la normatividad que rige a la empresa en materia de embalaje de productos comestibles.

Ø  Recursos:

v  Invertir en maquinaria como: montacargas, retractiladora, flejadora, para minimizar tiempos y optimizar material.

v  Los pallets para movilización de las mercancías deben cumplir con los estándares de calidad como limpieza y manipulación.

v  Uso de materiales idóneos para la conservación del producto (panela), manteniendo normas de higiene y cumpliendo con la reglamentación jurídica sobre dicha temática en el país.

Ø  Limitaciones:

v  Desconocimiento del personal en cuanto a la operación y movilización de las maquinarias.

v  Incremento de costos para la inversión en otro tipo de embalajes que garanticen la correcta y segura movilización de la mercancía.

v  Se desconocen las normas que rigen en materia de embalaje del producto para poder mitigar daños en el mismo.

Ø  Estrategia: Después de conocer la normatividad vigente en cuanto al embalaje del producto, se propone que la panela deba estar empacada en forma individual, y embalada en cajas de cartón corrugado. El embalaje debe hacerse en el momento en que la panela alcance la temperatura ambiente, pues de otra forma al enfriarse deja una película húmeda en la superficie que favorece el ataque de microorganismos y acorta su vida útil. Para que esto sea posible, la bodega debe ventilarse durante el día y cerrarse en la noche, ya que las buenas condiciones de almacenamiento alargan la vida útil de la panela

Ø  Responsable: Coordinador de despacho.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 09 a Diciembre 15 de 2017 (36 días)

Preparación de Pedidos

Ø  Objetivo: Lograr comprender  y satisfacer las necesidades de los clientes, dando cumplimiento con un producto  a tiempo, entregado en buenas condiciones

Ø  Meta: Alistar y despachar mercancía de manera eficiente, cumpliendo con los requerimientos de los clientes y satisfaciendo sus necesidades de consumo.

Ø  Tarea:

ü  Adecuar un espacio dentro de la bodega que permita realizar el alistamiento de mercancía para ser despachada a los diferentes clientes.

ü  Implementar dentro de la bodega un sistema informático que permita conocer con qué disponibilidad de inventario se cuenta para proceder a preparar despachos.

ü  Implementar fichas técnicas y logísticas de los artículos para precisar la preparación de manera adecuada y no se actúe por criterio de la persona encargada.

Ø  Recursos:

v  Bodega flexible a cambios y reubicación de mercancías.

v  Software que permita administrar información, registrando datos de salida y entrada de mercancías.

Ø  Limitaciones:

v  Los artículos no cuentan con ficha logística para la preparación de los mismos y envíos.

v  Deficiencias en la comunicación interna

v  Tiempo establecido en la preparación del pedido

Ø  Estrategia: Esta es la fase anterior al transporte, que conducirá el producto (panela) hasta el cliente o consumidor final. Por ello, se debe establecer el destino de la mercancía, ya que es clave para preparar y configurar correctamente el producto en esta fase. El embalaje, la disposición en el pallet de salida, el etiquetado, etc, nos obliga a diseñar nuestro proceso de preparación pensando en el destino final, a partir de dos actividades: la recogida de cada una de las mercancías solicitadas por el cliente y la consolidación o agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su envío, por medio de la implementación de un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes), el cual facilite el trabajo en las operaciones de almacén, siendo más eficiente y evitando errores en la manipulación del producto.

También se propone implementar el uso de fichas técnicas de los artículos para que se unifique un solo proceso de preparación y despacho de los materiales, donde se reflejen las condiciones de los mismos.

Ø  Responsable: Despachador.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Noviembre 09 a Diciembre 15 (36 días)

DISTRIBUCIÓN

Planteamiento del sistema de distribución propuesto

            En nuestra investigación notamos que en la empresa El Dulce del día, no tienen definido el sistema de distribución, el cual es indispensable para una operación efectiva.

            Para poder implementar un sistema productivo de gestión de distribución dentro de la empresa, debemos tener presente la importancia que este eslabón tiene dentro del proceso operativo, relacionando aspectos como los objetivos, las metas, las tareas a seguir, los recursos, las limitaciones, la estrategia, los tiempos establecidos y el responsable del cumplimento de los mismos.

           

Ø  Objetivo: Determinar cuáles serán los canales de distribución más efectivos para los productos de la compañía

Ø  Meta: Crear canales efectivos de distribución que garanticen tener los productos en el momento y tiempo requeridos por los clientes garantizando así su entrega en las cantidades y calidad adecuada.

Ø  Tarea:

ü  Identificar rutas que contribuyan al manejo óptimo y adecuado de la mercancía

ü  Realizar pruebas piloto de acción, para tener una referencia al momento de tomar decisiones, como:

1. Realizar  seguimiento durante un mes  a los vehículos en ruta despachados, verificando tiempos  y rutas estimadas.

2. Analizar tiempos de despacho y en tránsito  para mantener  al cliente informado  del vehículo  en ruta y pre alertar el arribo del carro al lugar de descargue.

3. Diseñar rutas alternativas  en caso de presentarse alguna  novedad durante el despacho.                                             

ü  Asignar recursos que permitan el correcto desempeño de la actividad.

ü  Determinar los niveles de producción, inventarios y ventas para así siempre contar con el stock para ser despachado a los almacenes de cadena, tiendas propias y clientes directos en el momento y en cantidades correctas

ü  Crear otro canal de distribución además del canal directo como lo es el canal indirecto (venta por medio de intermediarios), el cual permita posicionar el producto en diferentes establecimientos, para obtener mayor difusión  y reconocimiento del mismo, aumentando de esta manera la demanda de los consumidores directos

ü  Definir las características de los consumidores con el fin de establecer los intermediarios más aptos para el canal de distribución

Ø  Recursos: Los recursos que se utilizarán en la gestión de distribución serán logísticos y financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel de cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de ellos tiene para su implementación, los cuales corresponden a:

ü  Personal capacitado para diseñar un plan de rutas, con el fin verificar la mejor opción para la distribución del producto.                             

ü  Alianzas de ventas (distribuidores, mayoristas etc.)

ü  Locales comerciales de venta directa

Ø  Limitaciones:

ü  Desconocimiento del éxito que se pueda llegar a tener con las pruebas piloto.                                 

ü  Poca cantidad de recursos para la elaboración del plan.

ü  No se sabe si se cuenta con un departamento de distribución adecuado

ü  Se desconoce la manera en que se despachan los productos actualmente y qué tan eficaces son para cumplir con la demanda

Ø  Estrategia:

ü  Realizar seguimiento a la trazabilidad de las diferentes rutas, seleccionando la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y del cliente. Coordinar de manera adecuada todas las áreas para que la empresa camine hacia los objetivos y cumplimiento de la meta.

ü  Utilización de canal de distribución propio que se adecue a las condiciones de la empresa, teniendo en cuenta la cantidad y calidad de los elementos de la red de distribución y al menor costo posible

ü  Evaluar la capacidad de producción con el fin de determinar la manera razonable de implementar un canal hibrido de distribución en la compañía, el cual permita vender de diferentes formas ya sea directo o indirecto; como sitios web, catálogos, distribuidores, con el fin de tener cobertura más amplia del mercado, aumento de ventas y tener oportunidad de ajustar el producto a diferentes necesidades. Para ello debemos entre muchas cosas evaluar cuáles son los mejores intermediarios que tendrán el producto disponible en la tienda con el fin de llegar a más clientes

ü  Básicamente la estrategia se basa en colocar el producto en los máximos canales de venta posible, ya sea en todos los supermercados de la región, hipermercados y otro tipo de tienda, ya que esto permite tener un gran volumen de ventas y por ende mayor producción

Ø  Responsable: Director de gestión logística y del riesgo

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Diciembre 01 a Diciembre 30 (30 días)

TRANSPORTE

Ø  Objetivo: Entregar la mercancía al cliente en destino a tiempo, de manera confiable y en óptimas condiciones.

Ø  Meta: Reducir costes de transporte, optimizando los recursos por medio de la medición de tiempos en tránsito, con el fin de garantizar la entrega del producto de manera confiable, segura y en el tiempo pactado con el cliente

Ø  Tarea:

ü  Realizar una correcta selección de proveedores.

ü  Desarrollar un Software Tracking pedidos, el cual permita realizar seguimiento detallado al proceso de distribución de mercancía desde el mismo momento en que se genera la venta, pasando por los procesos de: generación de pedido, aprobación de pedido, generación de remisión, generación de factura, proceso de alistamiento, proceso de despacho desde el software wms y seguimiento a la generación de guías de empaque o distribución (remesa), con el fin de facilitar las actividades de seguimiento de pedidos y despachos y mejorar la comunicación entre el equipo de ventas y el resto de equipos de la compañía, todo en  una sola pantalla de seguimiento.            

ü  Crear un departamento de despachos que se encargue de la distribución de la mercancía, verificando que se cumpla a cabalidad con las entregas de los productos

ü  Determinar cuál será el medio de transporte de mercancías más eficiente para la empresa dependiendo de la distancia entre el origen y el destino, la oferta de transporte y el destino final del transporte

ü  Elección del medio de transporte de acuerdo a las condiciones del producto y a las condiciones geográficas

ü  Crear un sistema de rutas que permita validar en tiempo real información acerca del estado de envío del producto, para así controlar los tiempos y calidad de entrega, utilizando un planificador de rutas

Ø  Recursos: Los recursos que se utilizarán en la gestión de distribución serán logísticos y financieros puesto que estos incluyen los recursos humanos, recursos a nivel de cadena logística de organización de los procesos y el costo que alguno de ellos tiene para su implementación.

ü  Software que permita verificar la información del vehículo en ruta y entrega de la carga

ü  Personal capacitado para realizar tráfico y seguimiento a despachos. 

Ø  Limitaciones:

ü  No se ha estudiado el medio de transporte para la distribución del producto evaluando de manera objetiva, geográfica, financiera y en servicio al proveedor.

ü  Factores externos que no podamos controlar con los vehículos en ruta, como: accidentes, siniestros, desastres naturales.

ü  No conocemos como realizan las entregas de los pedidos o si se cuenta  con sistema de despachos

ü  No se sabe si ya se tiene carros o un convenio con transportadoras

ü  Se desconoce la percepción del cliente respecto a las entregas del producto, lo cual influye en la pérdida de los mismos

Ø  Estrategia:

ü  Evaluar la viabilidad de contratar empresas de transporte que lleven y entreguen los productos a los diversos canales de distribución. Dado que la modalidad de transporte más usada para abastecer a clientes es el camión, se propone considerar cinco aspectos al momento de elegir un transporte de este tipo:

ü  1. Round Trip versus One Way: Contratar en lo posible transportes que tengan retornos propios con otras empresas, así el viaje será redondo (Round Trip). De lo contrario, es decir, transporte sin retorno (one way) lo más probable es que parte del retorno sea traspasado a la tarifa, encareciendo los costos de transporte.

2. Contratos: Siempre generar contratos que garanticen la operación, sobre todo que contemplen seguros de carga, accidentes y daños a terceros, en fin, quedar respaldado frente a cualquier eventualidad, ya que la carga es de cada empresa y se puede ver involucrada en situaciones no deseadas

3. Nivel de Servicio: Medir periódicamente el nivel de servicio prestado por el transporte, generando encuestas de satisfacción que involucren a los clientes, a los centros de distribución y a las áreas comerciales; así se tendrá un monitoreo que a la larga beneficiará con un aumento del nivel de servicio final a los clientes.

4. Polinomio de Reajustabilidad: Con el fin de evitar subjetividades y no pagar “ineficiencias” en la tarifa de transporte, se debe en conjunto con la empresa mandante y de común acuerdo, generar un polinomio que involucre al menos 3 aspectos de los costos de transporte que influyan en la tarifa final, por ejemplo, el petróleo, los neumáticos y el dólar

5. Imagen y seguridad: El transporte es siempre la cara visible final con los clientes, estos deben cumplir estándares de buena imagen, limpieza de los equipos y sobre todo seguridad, en aspectos tales como horas de conducción, control de velocidad vía GPS y equipos de carga y descarga cuando lo amerite, en lo posible generar todas las condiciones de seguridad en los peonetas de ser necesario.

ü  Diseñar plan de acción en caso de presentarse alguna novedad con un vehículo.

ü  Si el transporte es de la empresa, se propone como solución en cuanto a costos y beneficios que la empresa genere alianzas y haga de los transportistas “socios estratégicos”. Hoy en día el único elemento diferenciador real en los mercados actuales es el servicio, y el transporte es una pieza vital en ese logro. Sin esto, la pérdida del cliente es un hecho seguro. Aquí surge algo nuevo, las personas finales que tienen el contacto con los clientes no son los empleados de finanzas, ni los gerentes en general o algún jefe de ventas al momento de la entrega, sino que son los chóferes y ayudantes en el despacho. Al estar alineados con las empresas y prestar un buen servicio en terreno pueden inducir o cohibir una nueva compra a futuro. Esto, porque son la imagen final del servicio de entrega, dejan de ser chóferes o ayudantes para convertirse en parte de la empresa proveedora. De ahí su gran importancia.

Se debe mejorar la calidad del servicio ofrecido y la atención al cliente, creando un sistema de post venta que permita identificar y evaluar la labor del departamento de despachos y la transportadora, con el fin de determinar acciones correctivas en tiempo de cara al perfeccionamiento del área

Ø  Responsable: Empresa transportadora o Transportista.

Ø  Fecha de Inicio y Fin: Diciembre 30 a Febrero 01 de 2018 (60 días)